Sự Kiện: Master Sale Plus

Công Ty: Huấn Luyện Đỉnh Cao

Nhãn Hàng: Số Học Thịnh Vượng/Speed Edu Group

Thời Gian: 11-12/05/2023

Địa Điểm: Trung Tâm Hội Nghị Louis Palace | Km5+200, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội.

————————————————————————–

20/05 là thời điểm chốt tổ chức chương trình Master Sale Plus (Hiếu sẽ viết tắt là MSC) với quy mô dự tính 1.000 người tham gia tại Thủ Đô. Hà Nội. Và 20 ngày là toàn bộ thời gian để Hiếu lên kế hoạch, dự trù ngân sách, kế hoạch nhân sự,… Cho sự kiện này.

I. Trước Sự Kiện

👉 Thách Thức Trong Việc Tìm Địa Điểm

Tháng 05/2023 này là thời gian sau dịch cũng là thời điểm nhiều công ty đều đang triển khai các sự kiện hội nghị khách hàng, cũng là thời điểm nhiều đám cưới nên với thời gian chỉ có 20 ngày là điều khá thách thức trong việc tìm địa điểm.

• Thời gian: chỉ có 20 ngày trong thời điểm nhiều đơn vị tổ chức sự kiện
• Kích Cỡ: Tại Hà Nội không có nhiều trung tâm có sức chứa quy mô 1.000 khách trở lên mà ít vướng cột trong nhà.
• Bãi đậu xe: đây là thách thức lớn với lưu lượng người tham gia lớn, cần chỗ để xe rất lớn.

Sau nhiều lần cân nhắc mình và BLĐ cân nhắc giữa các trung tâm lớn như Trống Đồng, Vạn Hoa, Galaxy, ForeverMark,… với nhiều ưu nhược điểm và ngân sách cũng khá cao.

Đến ngày 28/04 Số lượng đăng ký đã vượt lên đến 1.800 (Chúng mình có tỷ lệ đăng ký/tham gia thực tế nên đăng ký luôn nhiều hơn tham gia thực tế). Hiếu quyết định đề xuất đổi địa điểm đang cân nhắc lên kích cỡ lớn hơn là 2.000 vì tỷ lệ trên đà tăng trưởng dự kiến kết thúc đăng ký sẽ lên đến 4.000 lượt.

😍 Sau đó mình tìm thêm đến Louis Palace, sau khi khảo sát mọi yếu tố và đàm phán giá Hiếu đã giảm đến gần 6 lần phí thuê so với ngân sách dự kiến của Ban Lãnh Đạo đưa ra trước đó.

👉 Thách Thức Tối Ưu Chi Phí

Đây là sự kiện lớn đánh dấu sự quay trở lại thị trường Miền Bắc cũng như sau đại dịch, Với ngân sách nhỏ yêu cầu tiết kiệm tối đa. Hiếu đã tìm nhiều cách nhanh chóng để tối ưu hiệu quả nguồn lực sẵn có và tự tìm thêm nhiều giải pháp để tối ưu nhất có thể về mặt chi phí.

II. Trong Sự Kiện

Vì tất cả nhân sự và dụng cụ đào tạo ở Miền Nam, Mình sắp xếp thời gian có mặt trước 1 ngày rưỡi đẻ chuẩn bị và chạy Rehsal:

• Quản lý team Media/Live/Âm Thanh
• Quản lý nhân sự CTV checkin
• Quản lý đội bán hàng
• Quản lý team Support
• Quản lý đội bảo vệ

III. Sau Sự Kiện

Sau sự kiện 2 ngày trên chúng mình có phát sinh thêm 1 sự kiện 2 ngày liên tiếp theo nhu cầu của học viên và Ban Lãnh Đạo. Hiếu phối hợp nhanh chóng với đối tác trung tâm hội nghị CTM Place | 131 Đ. Nguyễn Phong Sắc, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.

Điều phối team hỗ trợ nhanh chóng để setup sự kiện phát sinh nhanh nhất nhưng đảm bảo chất lượng và trải nghiệm học viên.

IV. Kết Quả

Sự Kiện 10-11/05/2023: Hơn 2.500 người

Sự Kiện 12-13/05/2023: Hơn 800 người

Tiết kiệm 37% ngân sách dự kiến